Aplikasi E‑Arsip Berbasis Web untuk Digitalisasi Warkah pada Kantor Pertanahan Kabupaten Hulu Sungai Selatan

Abstrak

Abstrak

Penelitian ini bertujuan merancang dan mengembangkan aplikasi e‑arsip berbasis web untuk mendukung proses digitalisasi warkah pada Kantor Pertanahan Kabupaten Hulu Sungai Selatan, sehingga pengelolaan, pencarian, dan pemeliharaan arsip pertanahan menjadi lebih efisien dan andal. Pendekatan yang digunakan adalah rekayasa perangkat lunak dengan model berurutan yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, desain, konfigurasi, dan pengujian. Analisis kebutuhan dilakukan melalui studi literatur, observasi proses kearsipan, dan wawancara dengan petugas kantor pertanahan. Desain sistem disusun menggunakan flowchart, Data Flow Diagram, dan Entity Relationship Diagram, kemudian diimplementasikan dalam bentuk aplikasi web menggunakan PHP dan MySQL. Pengujian sistem dilakukan dengan metode black‑box untuk memverifikasi fungsi login, pengelolaan kategori arsip, pengelolaan dokumen, dan manajemen akun. Sistem yang dihasilkan menyediakan modul autentikasi, pengelolaan kategori arsip, pengelolaan dokumen e‑arsip, tampilan E‑Arsip PPS, dan manajemen akun pengguna. Hasil pengujian menunjukkan seluruh skenario uji fungsional berjalan sesuai harapan tanpa ditemukannya kesalahan pada fungsi inti, sehingga aplikasi dinilai siap digunakan untuk mendukung proses pengarsipan warkah. Kebaruan penelitian terletak pada penerapan aplikasi e‑arsip yang dirancang secara khusus mengikuti alur penanganan sengketa, konflik, dan perkara pertanahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Hulu Sungai Selatan, dengan struktur basis data yang mengakomodasi kategori dokumen, metadata warkah, dan hubungan dengan proses administrasi sengketa. Aplikasi e‑arsip berkontribusi dalam mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, mempercepat proses penelusuran warkah, dan meningkatkan keteraturan pengelolaan dokumen, sekaligus menghadirkan model rancang bangun sistem kearsipan digital yang dapat direplikasi pada kantor pertanahan lain dengan kebutuhan serupa.

Kata kunci : E‑arsip, Digitalisasi Warkah Sistem informasi arsip, Kantor Pertanahan, Web‑based.

Abstract

This study aims to design and implement a web-based e-archive application to support the digitization of land dispute documents (warkah) at the Land Office of Hulu Sungai Selatan Regency. The existence of manual document management causes inefficiency, limited traceability, and a high risk of physical damage or loss. The research employed a sequential software engineering method (simulation–waterfall), consisting of requirement analysis through field observation, in-depth interviews, and literature review; system design using flowcharts, Data Flow Diagrams, Entity Relationship Diagrams, and class diagrams; system configuration and implementation using PHP, MySQL, and a dynamic web interface; followed by functional testing through black-box evaluation to ensure alignment between system performance and user requirements. The resulting system integrates modules for authentication, category management, digital warkah management, and user administration. Functional tests conducted on eight core scenarios—including login, category access, document upload, search, view, and account creation—showed that all features operated successfully without functional errors. The novelty of this study lies in designing an e-archive structure tailored specifically to the workflow of land dispute handling, from complaint registration to final warkah documentation. The application contributes practically to reducing reliance on physical documents and increasing retrieval efficiency, while offering a replicable model for digital archiving within land offices in Indonesia.

Keywords : E‑Archive; Deed Digitalization; Archival Information System; Land Office; Web‑Based System